اختصاصات الإدارة المركزية للشئون المالية والادارية :

  • دراسة تقارير الأجهزة الرقابية ومتابعة عمليات الرد عليها وإعداد التقارير التى تتعلق بحسن وسلامة أداء العاملين والأعمال والإنجازات واقتراح الحلول المناسبة لمشاكل العاملين والمشاكل الإدارية وتقييم أداء العاملين وتحفيزهم والعمل على رفع كفائتهم وتنمية مهاراتهم بصفة مستمرة.
  • الاشتراك فى إعداد مشروع موازنة الباب الأول ـ وظائف أجور ومناقشة المشروع مع الجهاز المركزى والميزانية.
  • إجراء الأعمال المتعلقة بالتعيين ومنح العلاوات والترقيات والنقل والندب والأجازات الخاصة بمرتب أو بدون مرتب والتجنيد والبعثات والاستقالة والإحالة إلى الاستيداع وإنهاء الخدمة ومسك السجلات الخاصة بها.
  • إعداد محاضر لجنة شئون العاملين ومسك سجلاتها وحساب الضرائب والرسوم المفروضة عليها وإجراء الاستقطاعات القانونية من المرتبات.
  • إدخال جميع بيانات العاملين بمنظومة شئون العاملين.
  • اقتراح الوسائل والتصميمات المناسبة لتجميل المبنى داخلياً وخارجياً واستغلال الفراغات أمام وحول المبانى وتنفيذ تصميمات اللوحات الإرشادية لتعريف المترددين على الهيئة أو العاملين بقطاعاتها المختلفة.
  • توثيق إجراءات عمل إدارة المحفوظات للبريد الوارد والصادر وحركة الملفات وعمل بيانات إحصائية عن حركة الصادر والوارد.

وتنقسم الإدارة المركزية للشئون المالية والادارية إلى :

  • الادارة العامة للشئون المالية
  • الادارة العامة للموارد البشرية
  • الادارة العامة للشئون الادارية
  • الادارة العامة للتنظيم والادارة
  • الادارة العامة للتحصيل

إختصاصات الإدارة العامة للشئون المالية :

  • تخطيط السياسة المالية للهيئة ووضع وتنظيم أسلوب العمل بالإدارات العامة التابعة لها.
  • الاشتراك مع المختصين فى لجان إعداد مشروعات الموازنة التخطيطية الجارية والرأسمالية.
  • الاشتراك فى لجان البت المتعلقة بالتعاقدات والاتفاقيات التى ترتب حقوق الهيئة أو التزامات عليها وفق اللوائح المعمول بها.
  • متابعة تنفيذ العقود والاتفاقيات التى تبرمها الهيئة مع الغير وبصفة خاصة ما يتعلق بالحقوق المالية للهيئة والتزاماتها للمحافظة على أموالها.
  • الاشتراك فى الرد على توصيات الجهاز المركزى للمحاسبات على مندوبى وزارة المالية بالهيئة وتوصيات لجنة الخطة والموازنة بمجلس الشعب وموافاة وزارة المالية بما تسفر عن هذه المتابعة.
  • دفع مرتبات ومصاريف كل العاملين بشكل دقيق وفى الوقت المناسب طبقاً لأحكام اللائحة المالية مع تطبيق أى خصومات قانونية مناسبة.
  • الإشراف على تسليم كل العوائد بشكل دقيق وفى الوقت المناسب إلى مصلحة الضرائب والهيئات الحكومية الأخرى.
  • متابعة المواقف المالية الدورية بالهيئة والتحقق من سلامة نظم الارتباط الممولة بالهيئة لملافاة تجاوز الاعتمادات.
  • الرقابة على سجلات متابعة عقود الأعمال وما يصرف عنها من الموازنة الاستثمارية لمراقبة عدم تجاوز التكاليف الكلية النهائية للأعمال.
  • الرقابة على سجلات متابعة الأعمال المفتوحة بالخارج وأرصدتها فى نهاية السنة المالية.
  • الاعتماد الإدارى لاستمارات الصرف المختلفة بالتفويض من رئيس الهيئة.
  • الترخيص بصرف سلف مؤقتة إذا كانت قيمة السلف لا تتجاوز ألف جنيه.
  • التوقيع على شيكات المصروفات وايرادات توقيع أول إذا كان مفوض من رئيس الهيئة فى ذلك.
  • التوقيع على حوالات المصروفات سواء من خزينة الهيئة أو مكاتب البريد توقيع أول إذا كان مفوض من رئيس الهيئة فى ذلك.
  • الإشراف على أعمال جرد المخازن الدورية والسنوية ورفع تقرير بذلك إلى رئيس الهيئة.
  • الاعتماد الإدارى لطلبات الشراء لرفعها للسيد رئيس الهيئة للموافقة على الشراء.
  • اعتماد لمحاضر الجرد للمخازن التابعة للهيئة مع كشوف الزيادة والعجز وجميع المستندات الخاصة فى هذا المجال لإرسالها إلى المراقبة المالية.
  • متابعة التوكيلات فى حالة التأخير عن الدفع ومستأجرى الأراضى وتحصيل رسوم العوائد.
  • الاشتراك فى وضع مشروعات قوانين الرسوم المتعلقة برسوم الموانى والمنائر وما يستجد ومقابل الانتفاع بأملاك الهيئة.

وتنقسم الادارة العامة للشئون المالية إلى :

  • إدارة الاحتياجات والمخازن
  • إدارة الشئون المالية
  • إدارة مراقبة المخزون السلعى

إختصاصات الإدارة العامة للموارد البشرية :

  • الإشراف على جميع الإدارات التابعة له طبقاً للهيكل التنظيمى.
  • إدخال جميع بيانات العاملين بمنظومة الموارد البشرية.
  • إعداد مشروع موازنة الباب الأول ـ وظائف أجور ومناقشة المشروع مع الجهاز المركزى والميزانية.
  • إجراء الأعمال المتعلقة بالتعيين ومنح العلاوات والترقيات والنقل والندب والأجازات الخاصة بمرتب أو بدون مرتب والتجنيد والبعثات والاستقالة والإحالة إلى الاستيداع وإنهاء الخدمة ومسك السجلات الخاصة بها.
  • إعداد محاضر لجنة شئون العاملين ومسك سجلاتها وحساب الضرائب والرسوم المفروضة عليها وإجراء الاستقطاعات القانونية من المرتبات.
  • القيام بجميع الأعمال المتعلقة بالأجازات ومراجعتها وتسويتها وقيدها بالسجلات.
  • إنشاء ملفات الخدمة الشخصية للعاملين وحفظ المستندات الرسمية بها.
  • القيام بجميع الأعمال المتعلقة بالمعاشات والمكافآت والتأمينات والاستبدال وحساب مدة الخدمة السابقة والضم فى حساب المعاش.
  • القيام بعمل بطاقة التأمين الصحى ومسك سجلات لها وقيد التعيينات الجديدة ورفع وتسليم البطاقات لتاركى الخدمة أو أثناء الأجازة الخاصة أو الإعارة.
  • الإعلان عن الوظائف الشاغرة بالهيئة مع بيان الدرجة المالية ومطالب الوظيفة.
  • القيام بإجراءات تشكيل لجان اختبار المتقدمين لشغل الوظائف بامتحان وإعداد ومراجعة كشوف الناجحين وإخطار المتقدمين بنتائج الاختبارات واستلام المستندات ومراجعتها والتأكد من استيفائها وإنشاء ملفات خاصة بهم ثم توزيعهم.
  • إعداد نماذج تقارير الكفاية السنوية للعاملين وتوزيعها على التقسيمات التنظيمية للهيئة وتسليمها حسب المواعيد المقررة وحفظها بملفاتها الخاصة بعد عمليات القيد وإخطار العاملين بتقديراتهم خلال المواعيد المحددة.
  • تنفيذ قواعد ضم مدد الخدمة السابقة للعاملين بالهيئة.
  • تنفيذ الإجراءات المتعلقة بشئون التوظف من تعيينات وترقيات وندب وإعارة وأجازات بأنواعها المختلفة والبعثات والاستقالات والإحالة للمعاش وحالات إنهاء خدمة العاملين وإمساك السجلات الخاصة بذلك.
  • تنفيذ أحكام قوانين التجنيد والحالة المدنية.
  • تنفيذ الجزاءات الموقعة على العاملين طبقاً للإخطارات التى ترد من أجهزة التحقيق المختلفة.
  • تنفيذ التسويات الخاصة بالعاملين طبقاً للقوانين التى تصدر فى هذا الشأن.
  • تنفيذ إجراءات منح العلاوات الدورية والتشجيعية.
  • تنفيذ اقتراح اللوائح والتعليمات التى تنظم حسن سير العمل وسلامته ورفع كفائه التنفيذ.
  • وضع خطط وتنفيذ المسار الوظيفى للعاملين وفقا لما هو مقرر ووفقا لاحتياجات التشغيل الفعلية

وتنقسم الادارة العامة للموارد البشرية إلى :

  • إدارة شئون الافراد
  • إدارة الاستحقاقات والأجور
  • إدارة المعاشات
  • إدارة رعاية العاملين

إختصاصات الإدارة العامة للشئون الادارية :

  • إقتراح وسائل تجميل المبانى وتنفيذ عمليات التشجير وإعداد المظهر العام الداخلى والخارجى لمبانى الهيئة وفروعها وتصميم اللوحات الإرشادية لتعريف المترددين على الهيئة.
  • إستقبال البريد الوارد للهيئة وتوريد البريد الصادر.
  • إنشاء ملفات المحفوظات ومباشرة اجراءات حفظ المستندات.
  • الاشراف على مستندات حركة ملفات ووثائق تسليم البريد والملفات الى جهات الاختصاص.
  • القيام بطبع جميع المطبوعات من استمارات وسجلات وملفات وكتب لجميع فروع الهيئة
  • القيام بطبع واعداد الكتب الخاصة بالاتفاقيات الدولية الخاصة بالتفتيش البحري والكتب الخاصة بالادارة العامة البحرية .
  • القيام بطبع واعداد الجوازات البحرية والشهادات الاهلية المطلوبة للتفتيش البحري .
  • القيام بطبع المنشورات الملاحية .
  • القيام بطبع جميع المطبوعات لحساب الغير من الاجهزة الحكومية كوزارة النقل البحري ادارة الجوازات والهجرة والجنسيةعندما تسمح طاقة العمل بالمطبعة بذلك
  • اعداد وتصميم جميع المستندات والنماذج وكافة المطبوعات اللازمة للهيئة باللغتين العربية والانجليزية .
  • حصر الاحتياجات الفنية اللازمة للورشة من العدد والآلات والخامات وقطع الغيار وإعداد المقايسات الخاصة بها وعمل خطة للإصلاح شهرياً ومتابعة تدوين جميع الإصلاحات وقطع الغيار المنصرفة وإعداد التقارير الفنية عن الحوادث الخاصة بالسيارات فور وقوعها ومتابعة تدوين تنفيذ تعليمات الصيانة الوقائية الأولى والثانية.
  • عمل مخططات للعمرات الشاملة للسيارات طبقاً لحالاتها وتحديد أولويات العمرات ومتابعة عمل المقايسات السنوية للصيانة والإصلاح واحتياج الورشة من عدد وآلات وقطع غيار ومراجعة أوامر التشغيل طبقاً لتعليمات الهيئة العامة للخدمات الحكومية وعمل معدلات استهلاك السيارات وعمل بيان إحصائى بالحالة الفنية للسيارات شهرى ـ ربع سنوى ـ نصف سنوى ـ سنوى ـ وتحديد العيوب ومدة التوقف والأعطال والإصلاحات واستهلاك الوقود.
  • تنفيذ خطط وبرامج تشغيل ومراقبة الانتاج والجودة وتنفيذ الأعمال الميكانيكية والكهربائية وأجهزة التبريد والتكييف والمشغولات الخشبية والدهانات وأعمال النقاشة وكذا أعمال الصيانة وتوفير الاحتياجات الفنية للورش من خامات واردة ولوازم قطع غيار وعدد وآلات.
  • اعتماد التصميمات والرسومات النهائية والتنفيذية لأعمال الورش ومتابعة الحالة الفنية لخطوط المياه العذبة والمالحة وأعمال السباكة والصرف الصحى والدهانات والأعمال الخشبية والأعمال الكهربائية لمبانى الهيئة وفروعها والفنارات وتنفيذ تعليمات السلامة والأمن الصناعى خلال الأعمال وعمل وإعداد لوائح إرشادية خاصة بالأمن الصناعى والسلامة المهنية.

وتنقسم الادارة العامة للشئون الادارية إلى :

  • إدارة شئون المقر
  • إدارة المحفوظات وملفات البريد
  • إدارة الصيانة

إختصاصات الادارة العامة للتنظيم والادارة :

  • دراسة التخطيط التنظيمى للهيئة وإعداد الدراسات التنظيمية وتقديم المقترحات التى تؤدى إلى حسن التنظيم وإبداء الرأى الفنى فى مشروعات إنشاء الأقسام الجديدة والإدارات أو تعديلها أو إلغائها.
  • إجراء الدراسات المتعلقة بمعدلات الأداء وحساب المقررات الوظيفية وتبسيط الإجراءات والنماذج والسجلات وتخطيط مكان العمل بما يحقق الارتفاع بكفاءة الأداء والاقتصاد فى التكاليف.
  • إعداد التقارير الدورية المتعلقة بالموقف التنظيمى وعرضها.
  • إعداد نظام ترتيب الوظائف على أساس واجباتها ومسئولياتها وتحديد المؤهلات اللازمة لشغلها بمراعاة التعليمات الواردة فى هذا الشأن والاشتراك فى إجراء نظام الترتيب فى جميع التقسيمات التنظيمية التابعة للهيئة.
  • إعداد التوصيات فى شأن تطوير النظم والقواعد الخاصة بالبدلات والمكافآت والتعويضات واقتراح ما يخصص من الوظائف من حيث العدد والفئة لكل من التقسيمات التنظيمية بالهيئة.
  • إحصاء وتسجيل وحصر العاملين بالهيئة ـ عدداً ونوعاً ومستوى وتحديد احتياجات الهيئة من العمالة فى مختلف المهن والفئات والاحتفاظ بالبيانات الخاصة بهم وموافاة الجهاز المركزى للتنظيم والإدارة بالموقف الإجمالى.
  • وضع برامج التدريب فى الداخل والخارج للعاملين بالهيئة والأجهزة والمنشآت التابعة لها وذلك للارتقاء بأدائهم طبقاً للمعايير المطبقة دولياً وتحديد وتصنيف الاحتياجات التدريبية لجميع العاملين بالهيئة وكذا تحديد الامكانيات التدريبية ووضع خطة التدريب والإعلان عن البرامج التدريبية المختلفة ونشر الوعى التدريبى بين العاملين وكذلك القيام بأعمال وإجراءات المنح والبعثات والأجازات الدراسية مع وضع خطة لتوزيع المنح والبعثات وحوافز التدريب مع مراعاة تكافؤ الفرص والعدالة بين العاملين.
  • متابعة أعمال المتدربين ومدى الاستفادة التى حصلوا عليها من التدريب.
  • إعداد الخطط القومية للتنمية الإدارية طبقاً لتوجيهات الجهاز والعمل على تنفيذها.

وتنقسم الادارة العامة للتنظيم والادارة الى :

  • ادارة التنظيم وطرق العمل
  • ادارة التدريب
  • ادارة ترتيب الوظائف وتخطيط القوى العاملة

إختصاصات الإدارة العامة للتحصيل :

  • متابعة سداد فواتير السفن ومقابل الانتفاع بأراضى الهيئة.
  • إعداد وتشكيل لجان لمتابعة أعمال الموارد المالية بالفروع.
  • إعداد وتشكيل لجان لحصر السفن بالموانى والمراسى التى لا توجد بها إدارات للتفتيش البحرى وعمل فواتير المحاسبة طبقاً للتقسيم الجغرافى لإدارات الموارد المالية.
  • التنسيق مع الإدارة العامة للشئون المالية للتأكد من تطابق حسابات الهيئة مع الموارد المالية المحصلة.
  • التنسيق مع الإدارة العامة للشئون الفنية ( إدارة الحمولة وحركة الملاحة ـ إدارة العائمات والوحدات الساحلية) بالإدارة المركزية لسلامة السفن لوضع الأسس الكافية لسداد فواتير المحاسبة.
  • التنسيق مع الإدارة المركزية لرقابة دولة الميناء للتأكد من سرعة تحصيل الرسوم المستحقة على السفن التى تم التفتيش عليها بمعرفة الإدارة المركزية.
  • تنفيذ القوانين والقرارات الخاصة بالموارد المالية للهيئة.
  • رفع مقترحات زيادة الموارد المالية للتصديق عليها من السلطة المختصة.
  • عمل تقرير الموازنة السنوية للموارد المالية وتسليمه إلى الإدارة العامة للشئون المالية.